Missveständnisse
Kennen Sie das? Sie schreiben eine E-Mail und erhalten auch mehr oder weniger schnell eine Antwort. Beim Lesen der Antwort können Sie nur mit dem Kopf schütteln: „Der (oder auch die) hat doch eine E-Mail überhaupt nicht richtig gelesen.“
Was von dem, was Sie geschrieben haben, ist also bei Ihrem Kommunikationspartner hängen geblieben? Was hat er eigentlich wie verstanden?
Sicherlich haben Sie derartiges schon erlebt. Die Folge solcher Situationen können Missverständnisse, unerledigte Arbeiten, falsche Aktionen und vieles mehr seine. Das kostet Zeit, Geld, Nerven und manchmal auch mehr. Das müsste nicht sein, wenn man bei der Korrespondenz mit E-Mail folgende einfachen Regeln beachten würde:
- aufmerksam lesen
- gut nachdenken
- klug antworten
Das hört sich einfach an. Aber warum machen das dann viele nicht? Es gibt zahlreiche Gründe. Einer davon ist der Zeitdruck, unter dem man heutzutage steht. Und jetzt kommt die Crux: Durch das beschriebene E-Mail-Verhalten schafft man sich zusätzlichen Stress und Zeitdruck. Missverständnisse zu klären und deren Folgen zu beseitigen sind viel aufwändiger als sie zu vermeiden. Ein Schräubchen, an dem man drehen kann, ist das eigene E-Mail-Verhalten. Wendet man hier einige Grundregeln des Zeitmanagements an, eröffnet sich ein großes Zeitsparpotential.
Hier einige Tipps:
- Wenn es Ihr Arbeitsablauf nicht unbedingt erforderlich macht, deaktivieren Sie jegliche Benachrichtigung, wenn neue E-Mail eintrifft. Die Verlockung ist groß, dass man ansonsten die E-Mail gleich mal liest und auch sofort antwortet – und dabei von der eigentlichen Arbeit in den aller meisten Fällen ohne Not unterbrochen wird. E-Mail ist grundsätzlich ein asynchrones Medium, auf das man nicht sofort reagieren muss. Wer dringend etwas von Ihnen braucht sollte zum Telefonhörer greifen.
- Vermeiden Sie es, den Tag mit der Bearbeitung von E-Mails zu beginnen. Bestimmen Sie den Ablauf Ihres Tages und vor allem den Beginn des Tages selbst und lassen Sie sich nicht durch E-Mails treiben.
- Bearbeiten Sie E-Mails in Blöcken. Nehmen Sie sich zwei oder drei Zeiträume am Tag vor, an denen Sie sich um ihre E-Mail kümmern. Wenn rasche Antworten möglich sind, erledigen Sie dies sofort. Wenn eine E-Mail eine längere Handlung erfordert, so machen Sie aus der E-Mail eine Aktivität Ihrer To-Do-Liste oder einen Termin in Ihrem Kalender und reservieren Sie hierfür die entsprechende Zeit.
Wenn Sie ihre E-Mail-Verhalten konsequent an Prinzipien des Zeitmanagements ausrichten, werden Sie sich nebenbei die Zeit verschaffen, um aufmerksam zu lesen, gut nachzudenken und klug zu antworten.